Jawność wynagrodzeń: co obowiązuje w Polsce i co się zmieni

Jawność wynagrodzeń to potoczna nazwa zestawu obowiązków, które mają sprawić, że zasady wynagradzania w firmie da się wyjaśnić i sprawdzić. Kandydat poznaje wynagrodzenie przed rozmową, pracownik może zapytać o kryteria swojej płacy i o średnie w swojej kategorii pracowników, a większy pracodawca raportuje zagregowane wskaźniki różnic płacowych.

Precyzyjniejszym terminem jest przejrzystość wynagrodzeń, bo dyrektywa (UE) 2023/970 wymaga, żeby system dało się wyjaśnić. Nie wymaga natomiast publikowania listy płac z nazwiskami. Różnicę między tymi pojęciami rozbieramy w osobnym haśle o transparentności i jawności wynagrodzeń.

Stan prawny: co obowiązuje, czego wymaga dyrektywa, co jest projektem

Trzy rzeczy bywają mieszane w jedną i to częste źródło nieporozumień. Przepis obowiązujący w Polsce, wymóg dyrektywy skierowany do państwa członkowskiego i propozycja z projektu ustawy to trzy różne poziomy pewności. Poniżej rozdzielone, z podaniem źródła i daty sprawdzenia.

Pełny stan prac legislacyjnych, razem z historią zmian, zbieramy w haśle o ustawie o jawności wynagrodzeń. Kiedy realnie wejdą w życie poszczególne obowiązki, opisujemy w osobnym wpisie: jawność wynagrodzeń, od kiedy.

Kogo to dotyczy

Warto rozdzielić dwie grupy obowiązków, bo mają różne progi.

Bez progu zatrudnienia. Obowiązki rekrutacyjne z Kodeksu pracy dotyczą każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości. Tak samo wymóg, żeby wynagrodzenie opierało się na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach: to zasada ogólna, niezależna od sprawozdawczości, i nie ma minimalnej liczby pracowników.

Z progiem zatrudnienia. Sprawozdawczość o różnicach w wynagrodzeniach zaczyna się według dyrektywy od 100 pracowników, z różnymi cyklami dla różnych progów wielkości. Polskie progi i cykle określi ustawa wdrożeniowa, a projekt upraszcza je względem dyrektywy.

W praktyce firma poniżej progu sprawozdawczego i tak musi umieć wyjaśnić różnicę w wynagrodzeniach dwóch osób na porównywalnych stanowiskach, bo o to może zapytać pracownik i o to zapyta sąd.

Cztery obowiązki, które składają się na jawność

Katalog obowiązków informacyjnych, razem z adresatem i terminem każdego z nich, zestawia osobna tabela. Co grozi za ich naruszenie, opisujemy w haśle o karach za brak jawności wynagrodzeń.

Dlaczego przygotowania zaczynają się od stanowisk

Częsty błąd w przygotowaniach polega na zaczynaniu od arkusza z płacami. Wskaźnik różnicy wynagrodzeń liczy się w kategoriach pracowników wykonujących pracę o tej samej wartości, więc dopóki firma nie wie, które role są porównywalne, liczy średnią z rzeczy nieporównywalnych.

Kolejność, która działa, wygląda tak:

1. Opisy stanowisk w jednym standardzie. Bez nich nie da się powiedzieć, czym dwie role się różnią. Zaczynamy od opisu stanowiska pracy.
2. Ocena wartości pracy według wspólnych kryteriów. Dyrektywa wymienia cztery: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy. Realizuje to wartościowanie stanowisk.
3. Kategorie pracowników. Grupy, w których faktycznie się porównuje. To decyzja odrębna od wartościowania: jak wyznaczyć kategorie pracowników.
4. Kryteria płacowe i progresja. Spisane zasady, na podstawie których odpowiada się pracownikowi. Punktem wyjścia jest strategia wynagrodzeniowa i budowa siatki płac.
5. Dane i wskaźniki. Dopiero teraz liczby mają do czego się odnieść.

Sprawdzenie, na którym z tych pięciu etapów stoi organizacja, zajmuje kilka minut w teście gotowości na jawność wynagrodzeń. Wynik testu nie potwierdza zgodności prawnej; wskazuje tematy do sprawdzenia.

Czego jawność wynagrodzeń nie oznacza

Trzy nieporozumienia powtarzają się w rozmowach z zarządami.

Nie oznacza publikowania listy płac. Dyrektywa nie wymaga ujawnienia indywidualnych wynagrodzeń. Wymaga jawnych kryteriów i informacji zagregowanej.

Nie oznacza wyrównania wszystkich płac. Różnice są dopuszczalne, jeżeli wynikają z obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów. Ciężar wykazania tego spoczywa na pracodawcy, więc kryteria muszą istnieć wcześniej i być spisane.

Wynik poniżej progu sprawozdawczego nie jest zaświadczeniem zgodności. Luka niższa niż próg nadal wymaga wyjaśnienia, jeżeli zapytają uprawnione podmioty, a próg dotyczy kategorii pracowników. Wynik dla całej firmy jest osobną liczbą.

Najczęstsze pytania

Czym jest jawność wynagrodzeń? Potocznie „jawność wynagrodzeń” oznacza zestaw obowiązków, dzięki którym pracownik i kandydat mogą poznać zasady wynagradzania oraz porównać swoją sytuację z innymi. Precyzyjniejszym terminem jest przejrzystość wynagrodzeń: dyrektywa 2023/970 wymaga, żeby system płac dało się wyjaśnić. Nie wymaga natomiast publikowania listy płac z nazwiskami.

Czy jawność wynagrodzeń już obowiązuje w Polsce? Częściowo. Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują przepisy rekrutacyjne: pracodawca podaje kandydatowi początkowe wynagrodzenie lub jego przedział przed rozmową kwalifikacyjną i nie może pytać o zarobki w poprzednich miejscach pracy. Pełny pakiet obowiązków sprawozdawczych wymaga ustawy wdrożeniowej, która pozostaje projektem.

Czy trzeba będzie ujawniać wynagrodzenia wszystkich pracowników? Nie. Dyrektywa nie wymaga publikowania indywidualnych wynagrodzeń. Wymaga podania kryteriów wynagradzania i progresji, udzielenia pracownikowi informacji o średnich wynagrodzeniach w swojej kategorii pracowników oraz sprawozdawczości zagregowanej. Indywidualna pensja konkretnej osoby pozostaje jej danymi.

Od czego zacząć przygotowania do jawności wynagrodzeń? Od sprawdzenia, czy istniejąca struktura pozwala porównywać pracę. Potrzebne są opisy stanowisk w jednym standardzie, kryteria oceny wartości pracy, uzgodnione kategorie pracowników i kompletne dane o składnikach wynagrodzenia. Dopiero na tym da się policzyć wskaźniki i wyjaśnić różnice.