Przewodnik
Obowiązki informacyjne pracodawcy po ustawie o jawności wynagrodzeń
Naliczyliśmy dokładnie 14 obowiązków informacyjnych wynikających z projektu ustawy wdrażającej Pay Transparency: kto jest adresatem, w jakim terminie i na jakiej podstawie prawnej, z uwzględnieniem związków zawodowych.
Poniższa tabela zestawia obowiązki informacyjne, które pracodawcy będą musieli spełnić po wejściu w życie ustawy wdrażającej Pay Transparency w Polsce. Różnią się wszystkim, co w praktyce decyduje o tym, czy i jak szybko obowiązek da się wykonać: adresatem, terminem i tym, czy w ogóle powstają w danej organizacji (czy funkcjonują związki zawodowe).
O czym należy pamiętać? To jest projekt, nie prawo obowiązujące. Numeracja artykułów pochodzi z projektu UC127 i jest inna niż numeracja samej dyrektywy 2023/970 (sprawozdanie z luki płacowej to art. 9 dyrektywy, ale Art. 23 projektu). Nie musimy Wam tłumaczyć, że przed uchwaleniem może się zmienić i treść, i numeracja. Gdzie na osi legislacyjnej jesteśmy dzisiaj, opisuje stan implementacji dyrektywy.
Stan na 28 lipca 2026 r.
Na co patrzeć w tej tabeli
Najciekawsza kolumna to nie termin, tylko związki zawodowe. W projekcie zakładowe organizacje związkowe nie są wyłącznie odbiorcą informacji: w dwóch miejscach współtworzą to, o czym potem są informowane. Uzgadniają kryteria oceny pracy i konsultują klasyfikację stanowisk, zanim powstanie cokolwiek, co można zaraportować. To przesuwa moment, w którym trzeba mieć gotowe wartościowanie stanowisk, znacznie wcześniej niż na pierwszy termin sprawozdawczy.
Obowiązki informacyjne pracodawcy wraz z podstawą prawną
| Obowiązek | Adresat | Termin lub częstotliwość | Związki zawodowe | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|---|
| Uzgodnienie kryteriów wartościowania | Zakładowe organizacje związkowe | Przy ocenie wartości pracy na stanowisku lub danego rodzaju pracy | Zawsze, gdy związki działają | Art. 4 ust. 1 i 2, Art. 5 ust. 1 |
| Informacja o zakończeniu lub niezakończeniu uzgodnień kryteriów oceny pracy | Okręgowy inspektor pracy | 5 dni od upływu 30-dniowego terminu na uzgodnienie albo od jego zakończenia | Tylko przy braku porozumienia | Art. 5 ust. 4 i 5 |
| Informacja o wynikach oceny wartości pracy | Zakładowe organizacje związkowe | Niezwłocznie, nie później niż 7 dni po ocenie | Zawsze, gdy związki działają | Art. 6 |
| Konsultacje klasyfikacji stanowisk i ustalonych kategorii pracowników | Zakładowe organizacje związkowe | 7-30 dni od przedstawienia propozycji przez pracodawcę | Zawsze, gdy związki działają | Art. 7 |
| Dostęp do czynników służących ustalaniu wynagrodzeń i ich wzrostu | Pracownicy | W sposób przyjęty u pracodawcy; do 50 pracowników tylko na wniosek | Brak bezpośredniego wymogu | Art. 12 ust. 1 |
| Informacja o prawie do wnioskowania o dane o poziomach wynagrodzeń | Pracownicy | Raz w roku | Brak bezpośredniego wymogu | Art. 13 |
| Udzielenie informacji o indywidualnym i średnim poziomie wynagrodzeń, na wniosek | Pracownik | Niezwłocznie, nie później niż 30 dni od złożenia wniosku | Mogą pośredniczyć za zgodą pracownika | Art. 14 ust. 1, 5 i 8 |
| Dostęp do metody sporządzenia sprawozdania z luki płacowej | Zakładowe organizacje związkowe | Przed konsultacjami rzetelności sprawozdania lub w ich trakcie | Wymagane | Art. 22 ust. 4 |
| Przekazanie sprawozdania z luki płacowej | Organ monitorujący | Do 31 marca; częstotliwość zależna od liczby pracowników | Nie dotyczy | Art. 23 ust. 1 |
| Informacja o luce płacowej w podziale na kategorie pracowników | Pracownicy i zakładowe organizacje związkowe | Do 31 marca każdego roku | Wymagane | Art. 28 ust. 1 |
| Dodatkowe wyjaśnienia do sprawozdania z luki płacowej | Wnioskodawca, m.in. związki | Nie dłużej niż 30 dni od otrzymania wniosku | Wymagane, związki mają prawo wystąpić | Art. 29 ust. 1 i 2 |
| Informacja o podjętych skutecznych działaniach zaradczych wobec luki | Zakładowe organizacje związkowe | Po podjęciu działań | Wymagane | Art. 32 ust. 3 |
| Przekazanie informacji ze wspólnej oceny wynagrodzeń | Pracownicy, związki, organ monitorujący | 14 dni od zakończenia wspólnej oceny | Wymagane | Art. 36 |
| Informacja o braku możliwości ujawnienia danych ze względu na prywatność | Pracownik lub związki | Przy realizacji wniosków o dane płacowe | Wymagane, z możliwością przekazania danych związkowi | Art. 42 ust. 1, Art. 44 ust. 1, Art. 45 ust. 1 |
Trzy wnioski z tego zestawienia
Związki nie tylko odbierają informacje, one je współtworzą. Uzgadniają kryteria oceny pracy (Art. 5 ust. 1), konsultują sprawozdanie z luki płacowej (Art. 22 ust. 3) i wspólną ocenę wynagrodzeń (Art. 33). Warto zauważyć, że dostęp do samej metody sporządzenia sprawozdania to osobne uprawnienie z kolejnego ustępu (Art. 22 ust. 4), ujęte w tabeli powyżej.
Pracodawca, który potraktuje to jako obowiązek sprawozdawczy „na koniec”, może po prostu nie zdążyć: udział związków zawodowych w całym procesie trzeba zaplanować zawczasu.
Szczególne zapisy związane z RODO. Tam, gdzie podanie danych średnich mogłoby zidentyfikować konkretnego pracownika, na przykład w małej grupie porównywalnej, projekt przewiduje przekazanie informacji wyłącznie uprawnionym podmiotom, w tym zakładowej organizacji związkowej (Art. 41 ust. 1). Związek pełni wtedy rolę doradczą wobec pracownika, bez ujawniania mu wrażliwych danych, które mogłyby zidentyfikować inne osoby z grupy (Art. 42 ust. 4).
Ustawowe sankcje obejmą także obowiązki wobec związków. Naruszenie obowiązków informacyjnych, ale i konsultacyjnych, zagrożone jest karą grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł (Art. 59 pkt 2, 3 i 11-13).
Pełną mapę sankcji, razem z tym, co grozi już dziś, opisują kary za brak jawności wynagrodzeń.
Najczęstsze pytania
Czy te obowiązki informacyjne już obowiązują? Nie. Tabela opisuje projekt ustawy wdrażającej dyrektywę 2023/970 (UC127), a nie prawo obowiązujące. Rada Ministrów planuje przyjęcie projektu na IV kwartał 2026 r., potem czeka go ścieżka sejmowa i 6-miesięczne vacatio legis, więc realny początek obowiązywania to II kwartał 2027 r. Numeracja artykułów pochodzi z projektu i może się zmienić przed uchwaleniem.
Czy wszystkie obowiązki dotyczą każdego pracodawcy? Nie wszystkie. Obowiązki wobec zakładowych organizacji związkowych powstają tam, gdzie związki działają. Dostęp do czynników ustalania wynagrodzeń u pracodawcy zatrudniającego do 50 osób realizowany jest tylko na wniosek, a częstotliwość sprawozdania z luki płacowej zależy od liczby pracowników. Pozostałe obowiązki informacyjne wobec pracowników nie mają progu wielkości. Przepisy dotyczą więc każdego pracodawcy w Polsce, u małego jest to po prostu prostsze.
Co grozi za niedopełnienie obowiązku informacyjnego? Projekt przewiduje karę grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł za naruszenie obowiązków informacyjnych i konsultacyjnych, w tym tych wobec związków zawodowych (Art. 59 pkt 2, 3 i 11-13 projektu).
Powiązane wpisy
- Stan transpozycji dyrektywy 2023/970 — gdzie jest projekt UC127 i kiedy realnie wejdzie w życie
- Kary za brak jawności wynagrodzeń — pełna mapa sankcji
- Dyrektywa 2023/970 — źródło obowiązków, z własną numeracją artykułów
- Wartościowanie stanowisk — to, czego kryteria trzeba uzgodnić ze związkami
- Kto powinien odpowiadać na pytania pracowników — komentarz Karoliny na blogu o tym, komu przypisać obsługę tych zapytań
Jak legitnyhr to obsługuje
Większość pozycji z tej tabeli zakłada, że pracodawca ma już uporządkowane opisy stanowisk, przeprowadzone wartościowanie i policzoną lukę. Terminy w kolumnie „termin” liczą się od momentu, w którym te rzeczy istnieją, więc harmonogram wdrożenia warto układać od tyłu: od pierwszego sprawozdania do dnia, w którym siadacie do kryteriów ze związkami. Tak pracujemy w ramach wartościowania stanowisk i raportu luki płacowej.
Ten wpis jest komentarzem eksperckim i nie zastępuje porady prawnej. Aktualizuję go po każdym istotnym kroku legislacyjnym.