Opisy stanowisk pracy w jednym standardzie

Tak, tak wiem: Kodeks pracy każe zapoznać pracownika z zakresem obowiązków, więc jakieś opisy stanowisk leżą w każdej firmie. Jeżeli w Waszej organizacji karty nie były aktualizowane od kilku lat, ten materiał jest dla Was.

Jeden standard opisu ról, na którym da się stanowiska porównywać i wartościować, brzmi jak marzenie? Niestety, a może właśnie stety, niedługo stanie się codziennością w organizacjach, które traktują compliance poważnie.

Każdy nasz projekt jawności wynagrodzeń zaczyna się od tego samego: od opisów stanowisk. I co wychodzi „w praniu”? Stanowiska mają podobne nazwy, ale różny zakres odpowiedzialności. Dwie osoby z tym samym tytułem robią coś zupełnie innego, decydują o czym innym i odpowiadają za co innego. Poziomy stanowisk każdy dział rozumie po swojemu, więc „senior” w jednym pionie i „senior” w drugim to dwie różne role, które przypadkiem nazwano tak samo.

Dopóki tak jest, ani porównanie ról, ani klasyfikacja stanowisk do kategorii pracowników nie będą rzetelne. Dlatego projekt wartościowania musi zaczynać się tutaj: od jednego standardu opisu, w którym każda rola jest opisana tymi samymi zmiennymi.

Jak pracujemy w legitnyhr

Wychodzimy od tego, co już macie: zakresów obowiązków, ogłoszeń rekrutacyjnych, dokumentów wewnętrznych, wiedzy menedżerów. Materiał zwykle jest, tylko rozproszony i pisany w różnych latach przez różne osoby w różnych celach. Albo materiału nie ma wcale i z tym też damy radę. Porządny warsztat z menedżerami to punkt obowiązkowy każdego projektu.

Ustalamy z Wami jeden format karty, zanim zaczniemy opisywać role. Co dokładnie opisujemy, na jakim poziomie szczegółowości, jakim językiem. Standard uzgadniany w trakcie pracy przestaje być standardem, więc format zamykamy na początku.

Karta stanowiska pracy w naszym formacie obejmuje cel stanowiska, kluczowe zadania, obszary decyzyjne, relacje organizacyjne, wymagane kwalifikacje i doświadczenie, wysiłek, zakres odpowiedzialności oraz warunki pracy. Te same rubryki dla każdej roli, niezależnie od działu i od tego, kto ją dziś zajmuje. Opisy stanowisk pracy przestają być wtedy zbiorem osobnych dokumentów i stają się jednym, porównywalnym zbiorem danych.

Po drodze wychodzą niespójności: role zdublowane pod dwiema nazwami, tytuły, które nie opisują niczego konkretnego, zakresy odpowiedzialności, które nachodzą na siebie między działami. Zbieramy je i pokazujemy osobno, bo część z nich wymaga decyzji organizacyjnej. Poprawka w opisie ich nie rozwiąże.

Karty opisują role

To jest reguła twarda. Karta stanowiska opisuje rolę: co trzeba robić, za co się odpowiada, jakie kompetencje są potrzebne. Nie zawiera danych pracowników, ocen, wyników ani historii zatrudnienia.

Ma to trzy konsekwencje, wszystkie praktyczne. Karta przeżywa zmianę osoby na stanowisku. Można ją pokazać każdemu, kogo dotyczy, bez wchodzenia w dane wrażliwe. I można na niej oprzeć wartościowanie, które ocenia rolę niezależnie od tego, kto akurat ją pełni.

Dla kogo

Dla organizacji, które planują wartościowanie stanowisk, zakresy wynagrodzeń albo przegląd wynagrodzeń i przy pierwszym podejściu odkryły, że nie mają się o co oprzeć (a może już dawno o tym wiedziały). Również dla organizacji po fuzji lub reorganizacji, w których dwie siatki stanowisk żyją obok siebie i nikt nie potrafi ich zestawić.

To jest też właściwy moment, jeżeli pracownicy już zaczynają pytać o poziomy i awanse, a menedżerowie nie mają czym odpowiedzieć poza własną intuicją.

Co zostaje po nas?

Jeden standard opisu, karty dla wszystkich ról objętych projektem, uporządkowana lista stanowisk i mapa niespójności w nazewnictwie i zakresach. Karty zostają u Was w aplikacji, z dostępem bezterminowym, więc kolejne role dopisujecie w tym samym formacie bez wracania do nas. Chyba że sami chcecie.

Sam opis stanowiska rozkładamy na czynniki pierwsze w bazie wiedzy. Kiedy karty są gotowe, następnym krokiem jest wartościowanie stanowisk: dopiero na jednym standardzie da się ocenić role według wspólnych kryteriów.

Jeżeli chcecie sprawdzić, ile ról obejmie projekt i w jakim stanie są Wasze obecne opisy, umówcie rozmowę.