System kart stanowisk
Jeden standard opisu ról w organizacji. Podstawa, na której da się stanowiska porównywać i wartościować.
Tak, tak wiem: karty stanowiskowe, czyli opisy stanowisk, to must have z Kodeksu pracy. Jeżeli w Twojej organizacji karty nie były aktualizowane od kilku lat, ten materiał jest dla Ciebie.
Jeden standard opisu ról, na którym da się stanowiska porównywać i wartościować, brzmi jak marzenie? Niestety, a może właśnie stety, to niedługo rzeczywistość w organizacjach, dla których compliance to nie jest jedynie puste słowo.
Każdy nasz projekt Pay Transparency zaczyna się od tego samego: od opisów stanowisk. I co wychodzi „w praniu”? Stanowiska mają podobne nazwy, ale różny zakres odpowiedzialności. Dwie osoby z tym samym tytułem robią coś zupełnie innego, decydują o czym innym i odpowiadają za co innego. Poziomy stanowisk każdy dział rozumie po swojemu, więc „senior” w jednym pionie i „senior” w drugim to dwie różne role, które przypadkiem nazwano tak samo.
Dopóki tak jest, żadne porównanie ról ani typowanie kategorii nie będzie rzetelne. Dlatego projekt wartościowania musi zaczynać się tutaj: od jednego standardu opisu, w którym każda rola jest opisana tymi samymi zmiennymi.
Jak pracujemy w legitnyhr
Wychodzimy od tego, co już macie: zakresów obowiązków, ogłoszeń rekrutacyjnych, dokumentów wewnętrznych, wiedzy menedżerów. Materiał zwykle jest, tylko rozproszony i pisany w różnych latach przez różne osoby w różnych celach. Albo materiału nie ma wcale i z tym też damy radę. Porządny warsztat z menedżerami to punkt obowiązkowy każdego projektu.
Ustalamy z Wami jeden format karty, zanim zaczniemy opisywać role. Co dokładnie opisujemy, na jakim poziomie szczegółowości, jakim językiem. Standard uzgadniany w trakcie pracy przestaje być standardem, więc format zamykamy na początku.
Karta stanowiska pracy w naszym formacie obejmuje cel roli, zakres odpowiedzialności, wymagania, samodzielność decyzyjną, złożoność pracy i miejsce stanowiska w strukturze. Te same rubryki dla każdej roli, niezależnie od działu i od tego, kto ją dziś zajmuje. Opisy stanowisk pracy przestają być wtedy zbiorem osobnych dokumentów i stają się jednym, porównywalnym zbiorem danych.
Po drodze wychodzą niespójności: role zdublowane pod dwiema nazwami, tytuły, które nie opisują niczego konkretnego, zakresy odpowiedzialności, które nachodzą na siebie między działami. Zbieramy je i pokazujemy osobno, bo część z nich to temat na decyzję organizacyjną, a nie na poprawkę w opisie.
Karty opisują role, nie osoby
To jest reguła twarda, nie preferencja. Karta stanowiska opisuje rolę: co trzeba robić, za co się odpowiada, jakie kompetencje są potrzebne. Nie zawiera danych pracowników, ocen, wyników ani historii zatrudnienia.
Ma to trzy konsekwencje, wszystkie praktyczne. Karta przeżywa zmianę osoby na stanowisku. Można ją pokazać każdemu, kogo dotyczy, bez wchodzenia w dane wrażliwe. I można na niej oprzeć wartościowanie, które ocenia rolę, a nie człowieka, który akurat ją pełni.
Dla kogo
Dla organizacji, które planują wartościowanie stanowisk, widełki albo przegląd wynagrodzeń i przy pierwszym podejściu odkryły, że nie mają się o co oprzeć (a może już dawno o tym wiedziały). Również dla organizacji po fuzji lub reorganizacji, w których dwie siatki stanowisk żyją obok siebie i nikt nie potrafi ich zestawić.
To jest też właściwy moment, jeżeli pracownicy już zaczynają pytać o poziomy i awanse, a menedżerowie nie mają czym odpowiedzieć poza własną intuicją.
Co zostaje po nas?
Jeden standard opisu, karty dla wszystkich ról objętych projektem, uporządkowana lista stanowisk i mapa niespójności w nazewnictwie i zakresach. Karty zostają u Was w aplikacji, z dostępem bezterminowym, więc kolejne role dopisujecie w tym samym formacie bez wracania do nas. Chyba że sami chcecie.
Sam opis stanowiska rozkładamy na czynniki pierwsze w bazie wiedzy. Kiedy karty są gotowe, następnym krokiem jest wartościowanie stanowisk: dopiero na jednym standardzie da się ocenić role według wspólnych kryteriów.
Jeżeli chcecie sprawdzić, ile ról obejmie projekt i w jakim stanie są Wasze obecne opisy, umówcie rozmowę.
Co dostajesz
- Jeden standard opisu dla ról objętych projektem
- Karty stanowisk dla wszystkich ról w zakresie
- Uporządkowana lista stanowisk
- Mapa niespójności w nazewnictwie i zakresach
Najczęstsze pytania
Ile trwa opracowanie kart stanowisk?
Zależy to od liczby ról i od stanu materiałów wyjściowych. Firma, która ma aktualne zakresy obowiązków i dostępnych menedżerów, przechodzi projekt szybciej niż organizacja po fuzji z dwiema siatkami stanowisk. Format karty zamykamy na początku, potem opisy powstają równolegle dla kolejnych działów. Konkretny harmonogram przedstawiamy po rozmowie diagnostycznej.
Co musimy przygotować przed startem?
To, co już macie: zakresy obowiązków, ogłoszenia rekrutacyjne, schemat organizacyjny, dokumenty wewnętrzne opisujące role. Materiał zwykle istnieje, tylko jest rozproszony i pisany w różnych celach. Do tego potrzebujemy czasu menedżerów, bo część wiedzy o rolach istnieje wyłącznie w ich głowach. Kompletność sprawdzamy wspólnie na pierwszym spotkaniu.
Ile kosztuje system kart stanowisk?
Projektu nie wyceniamy „z półki", bo każda firma startuje z innego miejsca. Na wycenę wpływa przede wszystkim liczba ról objętych projektem, stan obecnych opisów i to, czy nazewnictwo wymaga uporządkowania. Po rozmowie diagnostycznej przedstawiamy rekomendowany zakres, harmonogram i konkretną wycenę, jeszcze przed jakimkolwiek zobowiązaniem z Waszej strony.
Czym karta stanowiska różni się od zakresu obowiązków?
Zakres obowiązków to dokument kadrowy pisany dla konkretnej osoby, zwykle w momencie zatrudnienia. Karta stanowiska opisuje rolę w stałym standardzie: cel, odpowiedzialność, wymagania, samodzielność decyzyjną, złożoność pracy i miejsce w strukturze. Dzięki wspólnym rubrykom karty można porównywać między działami, a to jest warunek wartościowania i widełek.
Czy pracujecie z firmami naszej wielkości?
Najczęściej pracujemy z organizacjami od około 100 do kilku tysięcy pracowników, bo w tej skali nieuporządkowane opisy zaczynają realnie kosztować. Mniejsze firmy też obsługujemy, jeżeli planują wartościowanie albo widełki i chcą zbudować fundament od razu porządnie. Sektor ma mniejsze znaczenie niż dojrzałość operacyjna i gotowość menedżerów do pracy warsztatowej.
Jak wygląda start współpracy?
Zaczynamy od rozmowy diagnostycznej: ile ról obejmie projekt, w jakim stanie są obecne opisy, gdzie nazewnictwo się rozjeżdża. Potem przeglądamy materiały wyjściowe i uzgadniamy z Wami jeden format karty, zanim powstanie pierwszy opis. Dopiero po zamknięciu formatu ruszamy z opisywaniem ról, dział po dziale, z udziałem menedżerów.