Źródła danych personalnych: co czyta dział HR

Źródła danych personalnych to wszystkie zbiory liczb i opisów, z których dział HR i controlling personalny mogą korzystać przy analityce, raportowaniu i decyzjach kadrowych. Dzielą się na dwie warstwy. Dane HR-owe powstają wewnątrz funkcji personalnej: wynagrodzenia, rekrutacja, oceny, nieobecności, ankiety. Dane biznesowe powstają poza nią: CRM, finanse, sprzedaż, produkcja. Dopiero połączenie obu warstw daje analitykę, która odpowiada na pytania zarządcze.

W polskich firmach często korzysta się tylko z części tych danych, bo reszty nikt nie skatalogował jako „danych do analityki”. Płace siedzą w systemie kadrowo-płacowym (np. Symfonia, Comarch, enova365), rekrutacja w ATS (eRecruiter, Workable), oceny w Excelu u HRBP, ankiety w Culture Amp albo Microsoft Forms. Uporządkowana analityka zaczyna się od spisu tego, gdzie te dane są (przykład niżej). Od zakupu nowego systemu się nie zaczyna.

HRIS jako centrum, jedno z wielu źródeł

W dojrzalszych organizacjach centralnym źródłem danych HR-owych jest HRIS (ang. human resource information system): zintegrowany system, który spina płace, kadry, strukturę stanowisk, czasem oceny i rekrutację. Systemy klasy Workday, SuccessFactors, BambooHR czy polskie Symfonia i enova365 pełnią tę funkcję w różnym stopniu.

HRIS nie zastępuje jednak wszystkich źródeł. Dane jakościowe (exit interview, ankiety, programy wellbeing) często powstają poza nim, a marży klienta czy przychodu regionu HRIS nie zna. Połączenie ich z płacami wymaga hurtowni danych albo ręcznej pracy na eksportach.

Co konkretnie wchodzi w grę

• Wynagrodzenia: pensja zasadnicza, dodatki, premia regulaminowa i uznaniowa, total cash, narzuty pracodawcy, pole fte, kategoria pracowników, mid-point zakresu wynagrodzeń;
• Rekrutacja: liczba aplikacji, time-to-hire, koszt i źródła rekrutacji;
• Demografia: płeć, wiek, staż w firmie i w roli, lokalizacja, typ umowy;
• Performance i rozwój: oceny okresowe, MBO/OKR, szkolenia, listy następców, oceny 9-box;
• Struktura stanowisk: opis stanowiska (JD), drzewo organizacyjne, span of control, mapowanie do ESCO/KZiS (Klasyfikacja Zawodów i Specjalności);
• Nieobecności i rotacja: urlopy, L4, rotacja dobrowolna i wymuszona, czas pracy;
• Ankiety, exit interview, wellbeing, mentoring, podróże służbowe: eNPS, powody odejść, badania zaangażowania; często rozproszone po różnych narzędziach.

W warstwie biznesowej HR najczęściej korzysta z CRM (klient przypisany do osoby lub zespołu), finansów (P&L per dział, budżet per centrum kosztów), sprzedaży (przychody per zespół i handlowiec) i produkcji (wydajność i jakość per zmiana lub linia). To one pozwalają sprawdzić, czy system motywacyjny wspiera wynik.

Najczęstsze problemy przy łączeniu źródeł

Najczęściej wracają dwie przeszkody:

• Identyfikatory się nie zgadzają. Ten sam pracownik w ATS jest „kandydatem #4527”, w module płacowym „pracownikiem 891”, a w Excelu HRBP ma tylko imię i nazwisko. Kluczem powinien być numer kadrowy. PESEL lepiej zostawić w systemie kadrowym: analityka go nie potrzebuje, a RODO ogranicza dane do tego, co niezbędne do celu przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. c);
• Definicje pól nie są wspólne. „Premia” w module płacowym może oznaczać premię regulaminową, a w raporcie sprzedaży prowizję.

Obie opisujemy w hasłach o problemach z danymi HR i pracy z danymi krok po kroku.

Przykład: spis źródeł przed analizą wynagrodzeń

Spis źródeł to tabela, w której każdy rodzaj danych ma swój system, klucz łączący go z resztą i częstotliwość aktualizacji. Przykład (układ zmyślony):

Spis pokazuje, gdzie analiza utknie. Premie trzeba najpierw przypisać do numerów kadrowych. Są kwartalne, a płace miesięczne, więc trzeba też ustalić, do którego okresu trafia premia wypłacona w kwietniu za pierwszy kwartał. Kategorię pracowników przypisuje się na ten sam dzień, na który liczone są płace, bo żyje poza systemem kadrowym.

Co z RODO i Kodeksem pracy

• Art. 22¹ Kodeksu pracy: katalog danych, których pracodawca żąda od kandydata i pracownika; innych danych żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22¹ § 4). Od 24 grudnia 2025 r. jeden z punktów katalogu brzmi: „przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy” (art. 22¹ § 1 pkt 6, Dz.U. 2025 poz. 807), więc o dotychczasowe zarobki kandydata pracodawca pytać nie może.
• Art. 6 RODO: podstawa prawna przetwarzania danych zwykłych, najczęściej niezbędność do wykonania umowy, obowiązek prawny pracodawcy, a dla danych analitycznych w HR uzasadniony interes administratora. Zgoda pracownika bywa kwestionowana, bo przy wyraźnym braku równowagi stron nie powinna być podstawą przetwarzania (motyw 43 RODO; wytyczne EROD 05/2020 w sprawie zgody). Kodeks pracy dopuszcza ją dla danych spoza katalogu z art. 22¹, z wyjątkiem danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych, a brak zgody albo jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania (art. 22^1a). Dla danych szczególnej kategorii zgoda jest podstawą tylko wtedy, gdy pracownik przekazuje je z własnej inicjatywy (art. 22^1b § 1).
• Art. 9 RODO: dane szczególnej kategorii, m.in. dane o zdrowiu, przynależności związkowej i pochodzeniu etnicznym oraz dane biometryczne służące identyfikacji osoby. W HR to przede wszystkim dane o niepełnosprawności (potrzebne m.in. do wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością) i o zwolnieniach lekarskich. Wymagają osobnej podstawy prawnej, najczęściej art. 9 ust. 2 lit. b RODO (obowiązki z zakresu prawa pracy).

Dla analityki wynikają z tego dwie reguły. Po pierwsze, dane indywidualne agreguje się jak najszybciej, bo analityka potrzebuje rozkładu w grupie. Dlatego kontrola jakości danych płacowych wyklucza z analizy kolumny z imieniem, nazwiskiem czy e-mailem. Zastąpienie nazwiska kodem to pseudonimizacja, a dane spseudonimizowane nadal są danymi osobowymi (motyw 26 RODO), więc wymagają tej samej ochrony. Po drugie, dane szczególnej kategorii trzyma się w osobnym zbiorze z zawężonym dostępem.

Powiązane terminy

• Analityka w comp&ben: trzy warstwy diagnostyki płac, każda korzysta z innego podzbioru źródeł
• Liczba błędów w rachubie płac: wskaźnik jakości danych płacowych
• Luka płacowa: raport, do którego dane zbiera się z kilku źródeł naraz
• Raporty płacowe: zewnętrzne źródło rynkowe, uzupełniające dane wewnętrzne
• Wynagradzanie: wprowadzenie: szerszy kontekst comp&ben

Jak legitnyhr to obsługuje

Świadomie korzystamy z części tych danych: struktura stanowisk (opisy ról + ocena punktowa według uzgodnionych kryteriów) i wynagrodzenia (snapshot do diagnostyki compa-ratio i luki płacowej). Pozostałe dane zostają w HRIS klienta: jesteśmy warstwą diagnostyczną nad eksportem z niego. Naturalną integracją byłby import struktury stanowisk z HRIS i mapowanie jej na ramy, z których klient korzysta (ESCO albo komercyjny system wartościowania, do którego firma ma prawa).

Co z danymi o płci kandydatów robi AI Act, opisujemy na blogu w tekście o danych wrażliwych w rekrutacji.

Najczęstsze pytania

Jakie dane są potrzebne do analizy wynagrodzeń? Minimum to składniki wynagrodzenia wraz z okresem, którego dotyczą, a do tego wymiar etatu, stanowisko z kategorią pracowników i płeć. Wszystko trzeba połączyć jednym kluczem, najlepiej numerem kadrowym. W raporcie luki płacowej, który przewiduje dyrektywa 2023/970, lukę liczy się także osobno dla składników uzupełniających i zmiennych (art. 9 ust. 1 lit. b), więc muszą być wydzielone.

Czy dane zebrane do raportu luki płacowej można wykorzystać do innych analiz? Dyrektywa 2023/970 zastrzega, że dane osobowe przetwarzane do jej celów sprawozdawczych i informacyjnych „nie mogą być wykorzystywane w jakimkolwiek innym celu niż stosowanie zasady równości wynagrodzeń” (art. 12 ust. 2). Projekt polskiej ustawy przewiduje analogiczny zakaz (art. 40). Zbiór przygotowany do raportu lepiej więc trzymać osobno. Analiza premii czy rotacji potrzebuje własnego celu i podstawy przetwarzania.

Kto może mieć dostęp do danych o zdrowiu i niepełnosprawności pracowników? Dane o zdrowiu to dane szczególnej kategorii (art. 9 ust. 1 RODO). Kodeks pracy dopuszcza do nich wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem pracodawcy, zobowiązane do zachowania tajemnicy (art. 22^1b § 3). Zakres przepisu bywa odczytywany różnie: część komentatorów odnosi go tylko do danych przekazanych z inicjatywy pracownika. W analityce dane o zdrowiu trzyma się więc w osobnym zbiorze z wąskim dostępem, a szeroki zespół widzi najwyżej dane zbiorcze.